سیستم های حضور و غیاب هوشمند چیست؟
سیستم های حضور و غیاب هوشمند هنر مدیریت حضور و غیاب کارکنان به صورت روزانه است. حضور و غیاب کاملاً به معنای حضور در محل کار است و ورود و خروج آن را ردیابی می‌کند.
هیچ رئیسی هرگز نمی‌گوید: “من می‌خواهم کارمندانی را استخدام کنم که دیر می‌رسند.”
این فرآیند جلوگیری از سرقت زمان کارمندان با ردیابی ساعات کاری کارکنان، زمان ورود به سیستم، وقفه ها، زمان مرخصی و غیره است.
سازمان‌ها از روش‌های مختلفی برای ضبط دقیق حضور و غیاب از کارت‌های پانچ و صفحات گسترده گرفته تا دستگاه‌های بیومتریک استفاده می‌کنند.
یک سیستم های حضور و غیاب هوشمند مبتنی بر ابر مزایای انعطاف‌پذیری، بهینه‌سازی هزینه و آزادی دسترسی به آن در پلتفرم‌های مختلف را ارائه می‌دهد. و ابزارهای موجود در آنها مورد تقاضای سازمان های مدرن با فناوری است.
اگر به دنبال بهترین راهکارهای مدیریت حضور غیاب کارکنان خود هستید، پیشنهاد می‌کنم با کلیک بر روی لینک حضور و غیاب به بخش مورد نظر دسترسی پیدا کنید.
مزایای سیستم های حضور و غیاب هوشمند
در این بخش با تعدادی از مزایای سیستم حضور غیاب آشنا می‌شویم:
1. دقت و اعتبار زیاد
به طور سنتی حضور و غیاب به صورت دستی ثبت می‌شد که منجر به خطاها و مشکلات زیادی می‌شد. به عنوان مثال، بیشتر اوقات کارمندان فراموش می‌کردند که ساعت را وارد کنند یا عمداً با طولانی‌کردن زمان ساعت خود از سیستم سوء استفاده کردند.
سیستم های مدیریت حضور و غیاب خودکار این مسائل را که به خاطر قابلیت اطمینان و سوابق دقیق حضور و غیاب معروف هستند، حذف کرده اند.
آنها داده ها را جمع آوری و وارد می‌کنند و سوابق حضور و غیاب کارمندان را در زمان واقعی به روز می‌کنند و احتمال تداخل کارمندان با سیستم ها را کاهش می‌دهند. آنها حتی اگر کارمندان زودتر از موعد کار خود را انجام دهند و یا بالعکس، شرکت ها را مطلع می‌کنند.
2. افزایش بهره وری
ردیابی دستی حضور و غیاب کارمندان هنگام محاسبه حقوق می‌تواند دشوار باشد. آیا می‌توانید میزان زمانی را که در این کار تلف می‌کنید تصور کنید؟
از آنجایی که ردیابی دستی شانس بیشتری برای خطا دارد، محاسبه حقوق نیز می‌تواند در معرض خطاهای حقوق و دستمزد قرار گیرد.
با یک سیستم ردیابی خودکار، می‌توانید به شدت در زمان و احتمال خطا صرفه جویی کنید. شما می‌توانید از زمانی که صرفه جویی کرده اید با تلاش در جهت اهداف شرکت خود و افزایش بهره وری آن استفاده کنید.
3. کاهش هزینه
یک سیستم حضور و غیاب مبتنی بر کاغذ می‌تواند منجر به ردیابی نادرست شود و می‌تواند باعث خطای حقوق و دستمزد در طول محاسبه حقوق شود.
سیستم حضور غیا ب هوشمند با کیفیت بالا تاخیر و غیبت را کاهش می‌دهد و در نتیجه پول زیادی را پس انداز می‌کنید که در غیر این صورت به دلیل اشتباهات حقوق و دستمزد از بین می‌رفت.
همچنین یکی از بزرگترین دلایل زیان مالی که خطاهای انسانی است با این سیستم ها کاهش می‌یابد.
4. مطابقت قانونی
آیا می‌دانستید حفظ نتایج نادرست در شرکت، آن را در معرض دعوا و جریمه قرار می‌دهد؟
بنابراین ردیابی دستی می‌تواند برای شما دردسرهای زیادی ایجاد کند. نصب یک سیستم های حضور و غیاب هوشمند مبتنی بر ابر، اطمینان حاصل می‌کند که داده ها را به درستی ثبت می‌کنید و تمام قوانین مطابق مقررات و قوانین کار را به طور موثر دنبال می‌کنید.
نشانه هایی که نشان می‌دهد شرکت شما به سیستم های حضور و غیاب هوشمند نیاز دارد
پیگیری حضور و غیاب کارکنان باید یک فرآیند ساده باشد. با این حال، بدون هیچ سیستم مناسب، چندین مشکل ممکن است رخ دهد. با دریافت ایمیل‌ها، پیامک‌ها، تماس‌ها یا بازدیدهای حضوری در برنامه‌های غیرقابل پیش‌بینی منابع انسانی، احتمالاً خطاها بیشتر رخ می‌دهند.
در اینجا چند شاخص کلیدی وجود دارد که بیان می‌کند چرا باید از فرآیندهای مدیریت غیبت قدیمی‌خود خارج شوید
1. مسائل مربوط به بهره وری در بخش منابع انسانی
این یک مسئولیت کلیدی در حوزه منابع انسانی است، اما اگر تیم منابع انسانی شما ساعت‌ها به ایمیل‌ها، پیام‌ها، یادداشت‌ها یا پست‌های صوتی برای ردیابی و ضبط جزئیات حضور و غیاب می‌پردازد، آنها زمان ارزشمند خود و شرکت شما را تلف می‌کنند.
بخش منابع انسانی دارای چندین شغل مانند آموزش کارمندان، استخدام و استخدام، تجزیه و تحلیل و غیره است.
اگر آنها ساعات پربار خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که می‌توان آنها را با سیستم های حضور و غیاب هوشمند جایگزین کرد، این انتخابی است که باید انتخاب کنید.
2. حداقل ساییدگی
فروش پایین تنها دلیل شکست شرکت شما نیست. فرسودگی کارکنان نیز در 5 مورد اول قرار دارد. غیبت یا تاخیر می‌تواند نقش مهمی‌در این امر ایفا کند. بنابراین ATS می‌تواند به شما هزینه ای بدهد تا آنها را مدیریت کنید و ببینید آنها به طور موثر کار می‌کنند.
در اینجا یک مقاله مفصل در مورد 7 دلیل وجود دارد که سازمان شما به سیستم های حضور و غیاب هوشمند نیاز دارد
ویژگی های سیستم های حضور و غیاب هوشمند
1. ساعت ورود و خروج
یکی از ویژگی های بسیار ضروری یک سیستم های حضور و غیاب هوشمند، ساعت ورود و خروج است. کارمند شما باید بتواند ساعت ورود کند، زمان‌های استراحت را برنامه‌ریزی کند و سپس در پایان روز ساعت‌های خود را بیرون بیاورد.
این کار را می‌توان از طریق یک دستگاه بیومتریک یا از طریق برنامه های تلفن همراه در تلفن های آنها انجام داد.
2. مدیریت را ترک کنید
این پایه دیگری است که سیستم های حضور و غیاب هوشمند شما باید پوشش دهد. یک روز از دست رفته نباید به طور خودکار به عنوان “غایب” ثبت شود. درعوض، باید به کارمندان این آزادی داده شود که نیمی‌از روز را بگذرانند و بر اساس آن مشت بزنند یا برای مرخصی درخواست دهند.
3. یکپارچه سازی حقوق و دستمزد
اگر یک ادغام حقوق و دستمزد در ATS دارید که شرکت شما از آن استفاده می‌کند، غرامت بر اساس زمانی که سیستم ثبت می‌کند محاسبه می‌شود، هر گونه مرخصی یا نیم روز را تطبیق می‌دهد و روند مدیریت حقوق و دستمزد را تسهیل می‌کند. یک ATS متنوع نه تنها حقوق و دستمزد روزانه شما را محاسبه می‌کند، بلکه از غرامت ساعتی و پرداخت های انعطاف پذیر نیز پشتیبانی می‌کند.
4. ارتباطات خودکار
هر نرم افزار مدیریت حضور و غیاب باید بتواند به طور منظم با دستگاه های کنترل دسترسی و حضور و غیاب ارتباط برقرار کند، مطلقاً بدون دخالت دستی. دستگاه‌ها ممکن است در مکان‌های جغرافیایی مختلفی قرار داشته باشند و سیستم شما همچنان باید به اندازه کافی مجهز باشد تا بتوانید با آنها ارتباط برقرار کنید.
5. اطلاعیه ها و گزارشات
هر سازمانی باید سیستمی‌داشته باشد که به روز رسانی و اطلاع رسانی رویدادهای مهم را به آنها بدهد. سیستم های حضور و غیاب هوشمند مبتنی بر ابر این امکان را دارد که به‌روزرسانی‌های مهم را به کاربران خود اطلاع دهد (هشدار خودکار).
به عنوان مثال: – هنگامی‌که یک کارمند دیرتر از ساعت مشخص شده ساعت را نشان می‌دهد، سیستم یک اعلان به مافوق بلافصل ارسال می‌کند و آنها را از همین موضوع مطلع می‌کند. هشدارهای خودکار در مورد این ناهنجاری‌ها به مدیران/کارمندان اطلاع می‌دهند و درخواست اقدام فوری می‌کنند.
6. سلف سرویس کارکنان
اگر می‌خواهید سیستم های حضور و غیاب هوشمند شما متمایز باشد، سلف سرویس ویژگی است که باید به دنبال آن باشید. این یک تغییر مطلق بازی است. کارمندان شما دیگر مجبور نیستند در دفتر کار کنند، آنها می‌توانند حضور خود را علامت گذاری کنند یا با استفاده از یک برنامه یا سیستم های حضور و غیاب هوشمند مبتنی بر وب وارد سیستم شوند.
درخواست های ترک، اصلاحات در سوابق حضور و غیاب و هر نوع خود انطباق را می‌توان بدون دخالت مدیران منابع انسانی انجام داد.
7. یکپارچه سازی تقویم
یک سیستم های حضور و غیاب هوشمند ایده آل را می‌توان با تقویم های دیجیتالی مانند تقویم گوگل، Outlook و موارد مشابه همگام سازی کرد. این به همه افراد تیم شما کمک می‌کند تا بدانند چه زمانی در دسترس هستید یا نه. آنها به ویژه برای تیم های راه دور مفید هستند، جایی که می‌توانید حضور افراد را در حالی که به سادگی تقویم مشترک را بررسی می‌کنید، بررسی کنید.
8. حضور و غیاب بیومتریک
اگر نیروی کار زیادی در سازمان خود دارید و زمان مشخصی برای ورود و خروج ساعت دارید، ادغام بیومتریک با دستگاه بیومتریک یک ویژگی ضروری است و ویژگی حضور و غیاب بیومتریک تماس مناسبی برای شماست. با استفاده از اثر انگشت یک کارمند خاص روی دستگاه برای مجوز حضور، خطر کلاهبرداری را از بین می‌برد.
9. تجزیه و تحلیل پیشرفته
یک سیستم های حضور و غیاب هوشمند هوشمند با تجزیه و تحلیل های پیشرفته مجهز شده است که به الگوهای حضور و غیاب کارمندان شما قابل مشاهده است و تصویر واضحی از افرادی که ساعات اضافه کار می‌کنند یا اضافه کار می‌کنند به شما ارائه می‌دهد. چنین تمرینی می‌تواند به شما کمک کند تا با گزارش‌های دقیق حضور و غیاب، کارمندان مولد را به کارکنان غیرمولد متمایز کنید
10. درخواست های کارکنان
درخواست‌های حضور ویژه توسط کارمندان در مواقعی برای تصحیح حضور خود در مواردی که یا فراموش کرده‌اند وارد شوند یا در زمان مناسب از سیستم خارج شوند، یا کارگران میدانی هستند، درخواست می‌شود. پس از تایید حضور توسط مدیر، حضور و غیاب به صورت خودکار در سیستم به روز می‌شود.
چگونه از سوابق حضور و غیاب هوشمند برای تصمیمات مدیریت استفاده می‌شود؟
داده های گزارش از سوابق حضور و غیاب توسط مدیران برای افزایش کارایی در مدیریت کار و دقت در گزارش ها استفاده می‌شود. این یکی از قدرتمندترین ابزارهای سیستم های ردیابی زمان برای ردیابی حضور و غیاب، پروژه ها، ادغام با حقوق و دستمزد و سایر عوامل مرتبط مستقیم با حضور و غیاب است.
داده های گزارش دقیق به مدیران کمک کرد تا تصمیمات مقرون به صرفه ای برای بهینه سازی نیروی کار یا تعیین بهترین شیوه هایی که در صورت نیاز می‌تواند دنبال شود، اتخاذ کنند. اگر سازمانی از روش‌های مختلفی برای ثبت حضور و غیاب مانند اثر انگشت بیومتریک، اسکنر، ساعت زمانی، ورود/خروج از وب و غیره پیروی کند، انعطاف‌پذیری و اطمینان در دانستن اینکه هیچ چیزی در مورد حضور و غیاب از دست نمی‌رود وجود دارد.
سیستم های مدیریت حضور و غیاب هوشمند دیجیتال که داده‌ها را با استفاده از نرم‌افزار ردیابی زمان خودکار می‌کنند، احتمال خطای انسانی یا تکرار خطا را از بین می‌برند.
درعوض، به مدیران این فرصت را می‌دهد تا به کارمندانی که ساعات کار اضافی گذاشته‌اند نگاه کنند، درخواست‌های مرخصی رسمی‌را در صورت وجود تأیید کنند، پیش‌بینی‌های استخدامی‌را انجام دهند و تغییر برنامه‌ریزی کنند.
گزارشات و تجزیه و تحلیل داده های جامع به تصمیم گیری صحیح مدیریتی کمک می‌کند که همیشه برای یک شرکت چیز خوبی است.
سوالات متداول (F.A.Qs)
1. نرم افزار حضور و غیاب چیست؟
مشاهده تصویر بزرگتر نرم افزار حضور و غیاب با دستگاه های حضور و غیاب زمان ارتباط برقرار می‌کند تا داده ها را از مکان های جغرافیایی مختلف به یک دفتر مرکزی منتقل کند.
2. چرا باید سیستم ردیابی حضور و غیاب خودکار نصب کنم؟
نصب سیستم ردیابی حضور و غیاب خودکار صحت سوابق کارمندان شما و رعایت قوانین کار را تضمین می‌کند.
3. مزایای سیستم های حضور و غیاب هوشمند چیست؟
این سیستم کار شما را آسان‌تر و بدون درز می‌کند و به جلوگیری از خطاهایی که می‌تواند منجر به خسارات مالی شود کمک می‌کند، بیانیه‌ای که متخصصان Time Clock Go می‌توانند آن را تأیید کنند.<p<p
